（一）报国家贸促会审批或备核要求的材料
1、 报国家贸促会的申请表（见表样）；
2、 请示函（比如外经贸厅行文的请示函）；
3、 中国驻展览举办国大使馆经商处意见；
4、 我方与国外承办方签订的办展协议；
5、 展场平面图；
6、 关于组织参展的文件。
咨询联络：国家贸促总会出展协调办公室
（二）招展；收集企业、人员资料
参展企业提供：
1、摊位申请表（见表样）。企业名称、地址要中英文对照，并确保完全正确；
2、以邮件方式提供60字以内的中英文简介。
参展人员资料：
1、 签证所需的一切资料，要求准确、详尽；
2、 必要的信息需要中英文对照；
3、 8张两寸照片，在收到照片时要检查是否符合要求（照片要求清晰，新办护照要求白色背景）。
企业、人员的资料可以录到EXCEL表格中，将企业信息和摊位制成一张表单，将参展人员信息制作一张表单。录入准确无误，作为各种统计的基础资料。
（三）办理出国任务批件需要的材料
1、 因公出访呈报表；
2、 关于组织参展的文件；
3、 贸促会的批复；
4、 外方邀请函；
5、 报省政府的请示。
（四）下发出国任务批件
下发出国任务批件后，青、烟、威三地的参展人员可在当地办理护照，并提供政审及安全教育的复印件和清晰的身份证复印件。其它地区的人员需提供政审原件和安全教育复印件及清晰的身份证复印件。需要新办护照的要出具办理护照的委托函，持委托函在省外办办理。新办护照的人员需要填写卡片。以上材料要递交到省外办打印照会。
注意事项：
省外办出具的文件要认真核对，确保无误，文件的每页都有加盖外办的印章。